解决公司自建企业邮箱容量小的方法

今天晚上跟烽火的同事,还有广东电信的领导一起吃饭的时候,偶然谈到了公司的OA邮箱。

其中烽火公司的企业邮箱容量是208M,公司所有人都是这么大容量。(他们公司是自建的Microsoft Exchange,我发现证书还有问题。。。)

广东电信的企业邮箱还要小,才98M。。。。。。

可怜这么小的邮箱怎么够用呢?附件多一点邮箱很快就塞满了,以前的邮件又不能删,怎么办好呢?

在这里我提供三种解决方案:

1,用邮件客户端把邮件下载到本地,在客户端上设置下载后即删除原邮件。

2,定期清理不太需要的邮件,能删的就删。

3,用其它的邮箱来收取公司企业邮箱的邮件。

下面再来说说用以上三种方法的好处与坏处:

作为对第一种方法的补充,我建议用类似金山快盘的软件把邮件客户端的数据库进行备份,以够电脑损坏造成邮件的丢失。

第二种方法很不好,如果有一个重要的东西以前被我们删了,可怎么找回来呢?不过我发现大多数人仍然用这种方法,真的是“很傻很天真”……

第三种方法无疑是最好的方法,它也就是我今天所要介绍的终极解决方案。

它又分为两种,①是在原企业邮箱里面设置自动转发到别的邮箱

②是在别的邮箱用POP收取公司企业邮箱的邮件

在这里我推荐第②种方法。

因为第①种方法有时候会由于延时或者某些特定的邮件不允许自动转发而导致收不到邮件。

第②种方法则比较好了,相当于是用客户端来收信。而且我们还可以在原企业邮箱上面设置当采用 POP 访问邮件时则删除邮件副本,这样就永远也不用担心原企业邮箱被塞满了。

多的就不说了哈,直接上教程。

在这里我推荐用Gmail邮箱来作转换邮箱使用,关于为什么要使用Gmail邮箱,可以去看我以前的文章

如果没有Gmail邮箱,可以去注册一个。

由于各种自建企业邮箱所采用的程序不同,在这里没法一一去实验,我用的是Google的企业邮箱来作演示。

如果某些地方的联通用户看不到图片的话,请移步到 备用地址一 或者 备用地址二 备用地址三

1

在账户和导入选项里面—添加POP3电子邮件账户。(在这之前请先打开企业邮箱的POP3收信功能)

2

输入企业邮箱的电子邮件地址。

3

设置相关参数。注意这里的用户名是为电子邮件地址。

4

这一步比较重要,这样设置以后,我们就可以以公司企业邮箱的名义往外发信了。(其实就是把发件人设置为自己原来企业邮箱的邮箱罢了。)5

这一步里,我们来设置一个名字,这里最好是自己的名字,方便别人知道你是谁。6

这一步也比较重要!对于公司管理比较严格的,我建议使用下面的那个来发信,否则可以使用Gmail发信。下面的一步设置实际上是连接到企业邮箱的SMTP服务器上发信。是需要认证的。

7

设置完以后,Gmail会向你的企业邮箱发一封确认邮件,内容格式如下:89

我们在输入完验证确认代码以后,设置基本上算是完成了。10

然后我们返回Gmail邮箱设置,把刚才添加的企业邮箱设置为默认地址,始终以默认地址回复。11

当我们在写邮件的时候,默认的会以刚才设置的企业邮箱为发件人。12

如果是使用Gmail发信的话,我们可以看到邮送域是gmail.com

如果是在上面的设置中使用SMTP发信的话,这里显示的就是公司企业邮箱的域了。

当然了,很多人都习惯使用客户端来收信,那么在这里了,我们在邮件客户端上面设置的账户信息你该知道填写哪个了吧?是原企业邮箱,还是Gmail?肯定是Gmail了撒!

如果有不会设置的请移步到 这里

如果是使用客户端来收Gmail邮件,那就还要注意在客户端上面设置默认的发件人。至于怎么设置,自己可以下去研究下,我没装任何邮件客户端,不便演示。有任何不懂的地方记得去请教Google大神

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在Gmail中可以添加多个标签,还可以标记颜色。我很喜欢用~~~

简洁,高效,最主要的安全稳定!

很多IT名人都用Gmail。嘿嘿,虽然我不是名人,但我也用Gmail。

 

updata: 2015/1/12

由于一些众所周知的原因,Gmail在中国变得异常难访问,所以在这里我推荐大家用QQ邮箱来代替Gmail吧

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